Der Beitrag Was ist Workation – aus rechtlicher und steuerlicher Sicht? Ein Leitfaden von Carsten Lexa erschien zuerst auf BASIC thinking. Über unseren Newsletter bleibst du immer aktuell.
Viele Menschen denken darüber nach, was in ihrem Beruf künftig passieren könnte – oder sollte. Ein Thema, das mir in Gesprächen immer wieder unterkommt, ist „Workation“ – also eine Kombination aus Arbeit und Urlaub. Ein Leitfaden.
Der Begriff Workation wird oft missverstanden. Vielleicht hast du schon einmal von einem Seminar im Ausland gehört, bei dem eine Woche lang Fortbildungen stattfinden. Dieses Seminar wird dann als Workation „verkauft“. Doch das hat mit dem eigentlichen Konzept wenig zu tun.
Schauen wir uns deshalb an, was Workation ist, was der Begriff wirklich bedeutet und worauf du und dein Arbeitgeber achten müssen, wenn ihr eine Workation durchführen wollt – vor allem aus rechtlicher und steuerlicher Sicht. Dabei kommt es letztendlich auf Details an. Dieser Artikel dient deshalb als Einführung.
Was ist Workation?
Bei einer echten Workation geht es darum, deinen Arbeitsplatz vorübergehend an einen Ort zu verlegen, der sich im Ausland befindet und der normalerweise als Urlaubsziel dient. Denn das Wort Workation setzt sich aus den beiden englischen Begriffen „work“ und „vacation“ zusammen. Der Begriff beschreibt also eine Kombination aus Arbeit und Urlaub.
Du arbeitest weiterhin ganz normal, nur von einem anderen Ort aus. Der Fokus liegt auf der Arbeit, aber die Umgebung soll inspirieren, motivieren und dir so neue Perspektiven eröffnen. Das Ergebnis kann eine Mischung aus Produktivität und der Möglichkeit sein, deine Freizeit in einer ansprechenden Umgebung zu verbringen.
Allgemeine Voraussetzungen
Damit eine Workation funktioniert, müssen einige Voraussetzungen beachtet werden. Deine Arbeit muss natürlich remote möglich sein, weshalb du auf stabiles Internet und die richtige technische Ausstattung achten solltest, um deine Arbeitsergebnisse deinem Arbeitgeber mitteilen zu können.
Die Technik ist aber nur die eine Seite. Denn neben dieser ist insbesondere Selbstdisziplin entscheidend. Du arbeitest dort, wo man normalerweise Urlaub macht. Deshalb brauchst du eine klare Trennung zwischen Arbeitszeit und Freizeit, damit du nicht irgendwann das Gefühl hast, die „Arbeit würde deinen Urlaub stören“.
Und ganz wichtig: Kläre alle Details mit deinem Arbeitgeber. Eine schriftliche Vereinbarung sorgt dafür, dass beide Seiten genau wissen, was erwartet wird – beispielsweise hinsichtlich den Zielen deiner Tätigkeit, den Zeiten und Arten der Erreichbarkeit, deinen allgemeine Arbeitszeiten und natürlich der Dauer der Workation.
Rechtliche Voraussetzungen
Wenn du über eine Workation nachdenkst, gibt es in Deutschland einige rechtliche Aspekte, die du beachten solltest.
Innerhalb der EU ist eine Workation einfacher möglich als in Ländern außerhalb der EU. Dank der Arbeitnehmerfreizügigkeit kannst du grundsätzlich problemlos in anderen EU-Ländern arbeiten, ohne dass du dir große Sorgen um Arbeitsgenehmigungen machen musst.
Trotzdem musst du dich an die Arbeitsgesetze des jeweiligen Landes halten. Das bedeutet, dass zum Beispiel die dortigen Regelungen zu Arbeitszeiten und Pausen auch für dich gelten. Außerhalb der EU wird es oft komplizierter.
In vielen Ländern ist eine spezielle Arbeitserlaubnis notwendig, selbst wenn du nur von deinem Laptop aus arbeitest. Informiere dich daher rechtzeitig vorher über die Vorschriften deines Ziellandes.
Sozialversicherung
Auch sozialversicherungsrechtlich gibt es einiges zu beachten. Innerhalb der EU kannst du in der Regel deine deutsche Sozialversicherung behalten, wenn deine Workation zeitlich begrenzt ist. Dafür benötigst du normalerweise eine sogenannte A1-Bescheinigung. Sie bestätigt, dass du weiterhin dem deutschen Sozialversicherungssystem unterliegst.
Bei längeren Aufenthalten oder wenn du in ein Land außerhalb der EU reist, solltest du genau prüfen, welche Regelungen gelten. Oft gibt es bilaterale Abkommen zwischen Deutschland und dem jeweiligen Land, die Doppelversicherungen oder Versicherungslücken vermeiden sollen.
Workation und Steuern
Auch steuerliche Themen spielen eine wichtige Rolle. In diesem Zusammenhang ist die 183-Tage-Regel besonders wichtig. Sie besagt, dass das Besteuerungsrecht auf das Land der Workation übergeht, wenn du dort mehr als 183 Tage im Jahr verbringst. Ist dein Aufenthalt kürzer, bleibt regelmäßig die Steuerpflicht in Deutschland bestehen.
Aber auch hierzu können bilaterale Abkommen zwischen einzelnen Ländern besondere Regelungen enthalten. Diese Abkommen sorgen dafür, dass du nicht doppelt besteuert wirst. Du solltest dich deshalb genau informieren, um unangenehme steuerliche Überraschungen zu vermeiden.
Spannend ist zudem, welche Kosten dein Arbeitgeber für die Workation übernimmt beziehungsweise welche du selbst steuerlich geltend machen kannst. Solche Kosten müssen klar getrennt werden: Was ist beruflich bedingt, was privat? Nur die beruflich bedingten Ausgaben können steuerlich geltend gemacht werden. Achte darauf, dass alle Belege sauber dokumentiert sind, falls es später Rückfragen gibt.
Betriebsstätten
Ein Thema, das bei einer Workation immer eine Rolle spielt, ist das Thema der „Betriebsstätte“. Denn die Begründung einer solchen durch einen Arbeitnehmer, der im Ausland arbeitet, hat regelmäßig steuerliche Konsequenzen für den Arbeitgeber, die sich negativ auswirken können. Die Frage der Betriebsstätte ist es, die viele Arbeitgeber abschreckt, eine Workation anzubieten – nicht immer zu Unrecht.
Eine Betriebsstätte kann schnell entstehen. Regelmäßig wird sie als eine feste Geschäftseinrichtung definiert, über die die Tätigkeit eines Unternehmens ganz oder teilweise ausgeübt wird. Beispiele sind Büros, Fabriken oder Werkstätten, aber auch Homeoffices und andere regelmäßige Arbeitsorte.
Eine Betriebsstätte wird dann schon begründet, wenn der Arbeitsort als dauerhaft angesehen wird (zum Beispiel bei wiederkehrenden Aufenthalten oder einem sehr langen Workation-Aufenthalt), der Arbeitsort eine wesentliche Funktion für das Unternehmen erfüllt oder du im Namen des Unternehmens Verträge abschließt oder Geschäfte tätigst.
Ein kurzzeitiger Aufenthalt führt in der Regel – das hängt aber von dem jeweiligen Land ab, in dem die Workation durchgeführt wird – nicht zur Begründung einer Betriebsstätte. Aber wenn kurze Workations wiederum systematisch von mehreren Mitarbeitern genutzt werden, kann dies anders bewertet werden.
Negative Auswirkungen für den Arbeitgeber
Doch eine Betriebsstätte kann auch negative Konsequenzen für den Arbeitgeber haben. So kann sich eine Steuerpflicht im Land der Workation ergeben, das Unternehmen deines Arbeitgebers muss dann also im Ausland Steuern zahlen, und zwar auf die Einkünfte, die der Betriebsstätte zugerechnet werden.
Und ohne ein entsprechendes Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und dem anderen könnte das Unternehmen doppelt besteuert werden, denn regelmäßig müssen die Einkünfte ja auch in Deutschland versteuert werden. Darüber hinaus ergibt sich Verwaltungsaufwand, wenn Buchhaltungspflichten eingehalten werden beziehungsweise Steuererklärungen abgegeben werden müssen (auch wenn dies im Ergebnis nicht zu einer Doppelbesteuerung führt).
Damit deine Workation ein Erfolg wird, solltest du dir im Vorfeld überlegen, welche Ziele du damit erreichen möchtest. Geht es dir darum, produktiver zu arbeiten, neue Inspiration zu finden oder einfach den Alltag hinter dir zu lassen?
Eine gute Planung und eine klare Abstimmung mit deinem Arbeitgeber helfen dir dabei, das Beste aus deiner Workation herauszuholen. Gleichzeitig vermeidest du rechtliche und steuerliche Stolpersteine, die dir den Spaß verderben könnten.
Fazit: Workation
Workation kann eine großartige Möglichkeit sein, Arbeit und Urlaub unter einen Hut zu bringen. Du solltest aber im Hinterkopf behalten, dass man immer wieder davon hört, dass eine Workation nicht richtig sinnvoll war beziehungsweise den gewünschten Effekt gebracht hat – und das nicht nur für den Arbeitgeber, sondern auch für den Arbeitnehmer.
Der Grund dürfte darin liegen, dass die Verlockungen von „Arbeiten im Urlaubsland“ oft zu rosig gesehen und die Selbstdisziplin, die Workation erfordert, nicht ausreichend bedacht werden.
Hast du das aber einen klaren Plan und die Disziplin, diesen umzusetzen, kann Workation eine spannende Möglichkeit sein, neue Perspektiven für dich und deine Tätigkeit zu finden, produktiver zu sein und die Welt zu entdecken.
Mit der richtigen, insbesondere länderspezifischen Vorbereitung und einem guten Verständnis für die erforderlichen Rahmenbedingungen in dem Zielland kann eine Workation zu einer Bereicherung für dein Berufs- und Privatleben werden.
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