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Alle reden von Künstlicher Intelligenz, doch in vielen deutschen KMUs scheitert schon der Export der Monatszahlen aus drei verschiedenen Excel-Listen. Warum der Hype um KI gefährlich ist, wenn das Fundament fehlt und warum echte Digitalisierung Handwerk bedeutet, bevor sie zur Kunst wird.
Der KI-Traum und der Excel-Albtraum
Kaum ein Thema dominiert die Schlagzeilen so stark wie Künstliche Intelligenz. Neue Tools, Chatbots und Automatisierungslösungen sollen Geschäftsprozesse revolutionieren und Produktivität vervielfachen. Doch während große Konzerne in Pilotprojekte investieren, scheitern viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bereits an einer simplen Aufgabe: dem Export konsistenter Monatszahlen aus mehreren Excel-Dateien.
Das ist kein Klischee, sondern Alltag. In unzähligen Firmen existieren zehn oder mehr voneinander getrennte Datensilos:
E-Mails laufen über Outlook, Kundentermine werden über Calendly gebucht, Kontakte im CRM-System gepflegt, zum Beispiel in HubSpot oder Pipedrive. Die Bestellungen landen im Online-Shop, Lagerbestände in einem separaten Warenwirtschaftssystem (WaWi) oder sogar in einer weiteren Excel-Tabelle.
Der große Nachteil:
Keines dieser Systeme kommuniziert in der Regel konsistent mit den anderen. Verlässliche Schnittstellen und Synergieeffekte fehlen. Der Online-Shop weiß nicht, was das Lager meldet. Das CRM hat keinen Zugriff auf offene Rechnungen. Die Buchhaltung gleicht Belege manuell ab, weil kein automatischer Datenfluss existiert.
So werden die Excel-Lösungen von gestern zu einem Flickenteppich aus Insellösungen, die über Jahre gewachsen sind, häufig On-Premise betrieben werden und IT-Verantwortliche vor eine wartungsintensive und hermetisch voneinander abgeschottete Herausforderung stellen.
Warum KI auf Datenmüll nicht funktioniert
„Garbage in, garbage out“ – In dieser Umgebung von fragmentierten Daten kann keine Künstliche Intelligenz sinnvoll arbeiten.
Denn KI, die auf unvollständigen, widersprüchlichen oder fehlerhaften Daten trainiert wird, produziert exakt das: fehlerhafte Ergebnisse. Der bekannte Satz „Garbage in, garbage out“ wird hier in der Praxis sichtbar. Wer also versucht, hochmoderne KI-Tools auf Datenmüll anzuwenden, kann lediglich teuren, automatisierten Datenmüll als Ergebnis erwarten.
Das ist das eigentliche Dilemma vieler Mittelständler: Der Wunsch nach Effizienz trifft auf gewachsene Strukturen, die nicht digital, sondern nur digitalisiert wirken. Und genau hier beginnt die eigentliche Arbeit: das Handwerk hinter der Digitalisierung.
Digitalisierung ist kein Buzzword, es ist Handwerk
Der Begriff „Digitalisierung“ ist in den letzten Jahren zum Modewort geworden. Doch wer ihn auf das bloße Einführen neuer Software reduziert, verkennt den Kern. Digitalisierung bedeutet nicht, ein weiteres SaaS-Tool zu lizenzieren oder ein bestehendes System mit einer neuen Schnittstelle zu versehen. Es bedeutet, das bestehende Chaos aus Einzellösungen zu beseitigen und eine einheitliche, zentrale Datenbasis zu schaffen.
Das Fundament: Single Source of Truth
Diese Basis wird in der Fachsprache als „Single Source of Truth“ (SSoT) bezeichnet. Sie steht für einen zentralen, verlässlichen Datenpunkt, auf den sich alle Mitarbeitenden und Systeme im Unternehmen beziehen. An die Stelle von einzelnen Datenständen, die zum Beispiel von Vertrieb, Buchhaltung, Lager und Personalverwaltung separat bespielt werden, tritt eine gemeinsame Struktur, die sinnvolle Schnittstellen, Synergien und echten Effizienzgewinn ermöglicht.
Diese strukturelle Vereinheitlichung ist die Grundlage des digitalen Handwerks: die saubere, nachvollziehbare Organisation von Informationsflüssen macht effiziente Digitalisierung erst möglich. Erst wenn alle Unternehmensbereiche auf einer gemeinsamen Plattform arbeiten, entstehen Transparenz, Effizienz und die Möglichkeit, Automatisierung überhaupt sinnvoll zu denken.
Haufe X360
Eine praxisnahe Lösung ist die Cloud-ERP-Plattform Haufe X360, die auf der Technologie von Acumatica basiert. Sie verbindet Finanzen, Warenwirtschaft, CRM, Projektcontrolling und HR in einem einzigen System.
Ziel ist es nicht, einzelne Tools zu ersetzen, sondern sie in eine gemeinsame Datenarchitektur einzubetten. Damit wird Digitalisierung zur strukturellen Arbeit am Fundament, an Stelle von einer Ansammlung digitaler Gadgets. Denn erst, wenn die Datenbasis stimmt, kann ein Unternehmen Prozesse automatisieren, Entscheidungen datenbasiert treffen und KI-Anwendungen mit sinnvollen Informationen versorgen.
Der 66 %-ROI-Case: Was ein modernes Cloud-ERP heute leistet
Die Zurückhaltung vieler Mittelständler gegenüber einem ERP-Wechsel ist nachvollziehbar. Die Sorge vor hohen Investitionen, langwierigen Anpassungsprozessen und Störungen im Tagesgeschäft steht im Vordergrund. Doch die Realität zeigt: Die Kosten der Nicht-Digitalisierung sind deutlich höher.
Manuelle Arbeitsschritte, doppelte Datenpflege, fehlende Transparenz und ungenaue Berichte bremsen Unternehmen im Tagesgeschäft. Gleichzeitig führen sie zu steigenden Personalkosten, ungenutzten Potenzialen und geringer Skalierbarkeit.
Die versteckten Kosten
Manuelle Arbeitsschritte
Doppelte Datenpflege
Fehlende Transparenz
Ungenaue Berichte
Steigende Personalkosten
Ungenutzte Potenziale
Geringe Skalierbarkeit
Die Gefahr des Abwartens
Besonders gefährlich ist das in wirtschaftlich unsicheren Zeiten:
Viele Unternehmen haben sich darauf eingestellt, die Krise abzuwarten, und verlieren damit den Anschluss. Wenn der Aufschwung zurückkehrt und alle Ressourcen wieder im operativen Geschäft gebunden sind, ist der Moment für strukturelle Erneuerung in den meisten Branchen bereits verstrichen.
Dass sich Investitionen in ein modernes Cloud-ERP auszahlen, belegen wissenschaftliche Daten. Eine von Forrester durchgeführte ‚Total Economic Impact‘-Studie zu Acumatica, der Technologiebasis von Haufe X360, beziffert den ROI auf 60% bei einem Payback von 16 Monaten. [Quelle: The Total Economic Impact of Acumatica, 2020]
Die Zahlen zeigen:
Digitalisierung ist kein Kostenfaktor, sondern ein Renditeprojekt – vorausgesetzt, sie wird strukturell umgesetzt. Und genau darin liegt der Unterschied zwischen kurzfristigem Aktionismus und nachhaltiger Unternehmensentwicklung.
Erst das ERP-System Haufe X360, dann die KI – So wird der Mittelstand wirklich zukunftsfähig
Künstliche Intelligenz ist kein Ersatz für Struktur. Sie ist deren logische Fortsetzung. Wer heute versucht, KI-Projekte auf einer brüchigen Datenbasis zu starten, investiert in eine Blackbox ohne Fundament. Der smarte IT-Verantwortliche und der vorausschauende CEO investieren deshalb zuerst in das, was oft unsichtbar bleibt: in die Struktur ihrer Daten.
Ein modernes Cloud-ERP wie Haufe X360 schafft die notwendige „Single Source of Truth“ – eine zentrale, saubere und in Echtzeit verfügbare Datenbasis, auf der intelligente Systeme überhaupt erst funktionieren können. Als spezialisiertes Cloud-ERP ist keine „alte“ Technologie, sondern die Voraussetzung für „neue“. Es liefert die sauberen, echtzeitfähigen Daten, die KI Anwendungen erst ermöglichen und wertvoll machen.
IT-Verantwortliche und CEOs, die ihr Unternehmen strategisch und mit Weitblick aufstellen möchten, investieren deshalb zuerst in eine saubere Datenstruktur als Fundament.
Ist dieses Fundament gelegt, wird KI vom Buzzword zum echten Werkzeug:
Digitalisierung bedeutet nicht, der Technik hinterherzulaufen. Sie bedeutet, sie zu beherrschen und dafür die Grundlagen so zu gestalten, dass Innovation tragfähig wird. Digitalisieren kommt vor Automatisieren. Wer das Fundament richtig gießt, baut kein digitales Kartenhaus, sondern ein zukunftsfähiges Unternehmen.
Quellen: The Total Economic Impact of Acumatica, Forrester Research, 2020; Haufe X360 Produktinformation, www.haufe-x360.de
Bildquellen: KI-generiert, Modell Ideogram 3.0 Turbo
79111 Freiburg
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